La matriz de manejo del tiempo. Normalmente en nuestro día a día solemos confundir lo urgente con lo importante y a veces es difícil diferenciarlo. Pero lo urgente no tiene porque ser lo importante y lo importante muchas veces no es urgente. Hay que saber diferenciarlo porque depende de nuestras acciones nos puede acercar o alejar a nuestros objetivos.
Por ello es necesario practicar la división y planificación de tareas y delimitarlas, y con la práctica podemos aprender a categorizar todas las tareas que hay que desempeñar diariamente. Podemos tener una tendencia a pensar que no hacemos las cosas importantes porque hacemos las urgentes, siempre apagando fuegos, pero hay que pensar también que las tareas más importantes hay que realizarlas bien y darse el tiempo necesario para ello, y que a la larga pueden hacer disminuir probablemente las tareas urgentes.
Cuando abundan en nuestra vida las tareas urgentes puede ser por un defecto de planificación correcta. Vamos dejando cosas importantes sin hacer y con el tiempo se pueden convertir en tareas urgentes o ya tareas que no pueden ser realizadas. Por ello la planificación y reflexión de nuestras tareas se perfila como una prioridad.
En su libro “Los 7 Hábitos De La Gente Altamente Efectiva
Vamos a describir primero los 4 cuadrantes. En el cuadrante 1 están las tareas que son importantes y urgentes. Estarían aquellas tareas que requieren una acción inmediata y hay que hacerlas ya. Pueden ser de ámbito laboral, personal, familiar, etc, pero son claramente identificables que no pueden esperar y que además su no realización implicaría algún tipo de perjuicio. Generan mucho estrés.
En el cuadrante 2 están las tareas que son importantes pero no son urgentes. Son tareas que están en tus objetivos a medio y largo plazo pero que no requieren una atención inmediata. Son tareas que hay que planificar para hacerlas en el tiempo y que aunque son demorables son importantes y hay que realizarlas, pero tú decides cuando las realizas más convenientemente. Te llevan a tener un mayor control de tu vida, a un crecimiento y desarrollo personal adecuado, y a tener una mayor calidad de vida. Te llevan a alcanzar la felicidad. Es el cuadrante del liderazgo.
En el cuadrante 3 están se aquellas tareas que aunque no son importantes pero si son urgentes. Pueden ser tareas urgentes para otras personas, pero no son esenciales para ti. Puede ser que las confundas que deben estar en el cuadrante 1 pero si analizas la importancia de las mismas para ti, las encuadras en este tercer cuadrante. Son tareas delegables o incluso eliminables (llamadas imprevistas, interrupciones, informes, correos, reuniones, compromisos sociales, etc). No controlar estas tareas te puede llevar a no cumplir tus objetivos, a perder el control de tus metas, a perder el enfoque de largo plazo por un enfoque cortoplacista, y a generar relaciones superficiales.
En el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni son urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Son tareas eliminables, prescindibles y que nos consumen tiempo, y nos aportan nada (navegar por Internet, Redes sociales, ver películas en el sofá, etc.). Son meras distracciones en nuestra vida. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Son una irresponsabilidad total y nos llevan al desastre.
Analiza ahora honestamente donde te encuentras frecuentemente. Si es en el cuadrante 1 probablemente estás permanentemente apagando fuegos. El problema de esto es que con el tiempo te lleva al estrés y al desgaste físico y mental. Al no tener tiempo para planificar y anticipar las dificultades hacen que surjan más problemas y que se tenga que emplear más tiempo en resolverlos, con lo cuál no podemos planificar y de nuevo entramos en este círculo vicioso que desencadena más crisis y más estrés.
La única manera de salir de aquí es dedicarle más tiempo al cuadrante 2. Esto se consigue mediante la planificación de las tareas. Aumentando las cosas que son importante pero no son urgentes, y que harán que las tareas del cuadrante 1 disminuyan.
¿Cómo podemos obtener más tiempo para dedicar al cuadrante 2?
Para ello debemos quitarle tiempo a los cuadrantes 3 y 4. El cuadrante 4 es totalmente inútil ya que no hay nada importante en el cuadrante 4 porque sino estarían en el cuadrante 2. Por ello, las tareas del cuadrante 4 deben eliminarse o restringirse al mínimo. El cuadrante 3 tampoco tiene mucho valor, excepto para otras personas. Para eso debemos aprender a decir no, o a delegar tareas.
Al decir no a los cuadrantes 3 y 4 estamos diciendo sí al cuadrante 2. Y cuando esto ocurre el cuadrante 1 se hace cada vez menor.
Así que ya sabes, lo que tienes que hacer …. ¿Es importante y urgente? ¡Deja de hacer lo que estés haciendo y hazlo de una vez! …. ¿Es importante pero no urgente? Lo que tienes que hacer es planificarlo cuanto antes para que no se convierta en urgente y por supuesto hacerlo cuando toque …… ¿Es urgente pero no importante? En ese caso, puedes hacerlo lo más rápido posible o delegarlo para que se haga bajo tu supervisión (lo más inteligente). … pero … Si no es urgente ni importante, lo mejor que puedes hacer es olvidarlo. Ya que … ¿por qué hacerla si no tiene ningún interés?
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